โดยทั่วไป Excel สามารถตรวจหาข้อความที่คั่นด้วยแท็บแล้ววางลงในคอลัมน์อื่นโดยอัตโนมัติ อย่างไรก็ตาม หากการตรวจหาอัตโนมัตินี้ใช้ไม่ได้ผล และข้อความทั้งหมดที่คุณคัดลอกถูกวางลงในคอลัมน์เดียว คุณอาจต้องตรวจสอบการตั้งค่า Excel หรือข้อความที่คุณวาง อาจมีการตั้งค่า Excel ให้ยอมรับอักขระตัวคั่นอื่น หรือข้อความที่คุณวางอาจถูกคั่นด้วยช่องว่างแทนที่จะเป็นแท็บ ฟังก์ชัน Text to Columns ใน Excel สามารถเลือกอักขระตัวคั่นที่เหมาะสม และแยกข้อมูลออกเป็นคอลัมน์ต่างๆ ได้อย่างเหมาะสม
ขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1 คัดลอกข้อความที่คั่นทั้งแท็บ
ข้อความคั่นด้วยแท็บเป็นรูปแบบสำหรับจัดเก็บตารางในรูปแบบของไฟล์ข้อความ แต่ละเซลล์จะถูกคั่นด้วยแท็บ และแต่ละรายการจะอยู่ในแถวของตัวเอง เลือกข้อความที่คุณต้องการคัดลอกลงใน Excel จากนั้นคัดลอกข้อความ
ขั้นตอนที่ 2 ใน Excel เลือกเซลล์ปลายทาง
ข้อมูลที่คุณคัดลอกจะถูกวางลงในเซลล์ที่คุณเลือกและเซลล์ด้านล่างและทางด้านขวา
ขั้นตอนที่ 3 วางข้อมูลที่คุณเพิ่งคัดลอก
หากคุณกำลังใช้ Excel เวอร์ชันใหม่ และถ้าข้อมูลของคุณถูกคั่นด้วยแท็บ ข้อมูลจะถูกวางลงในเซลล์ที่เหมาะสม แท็บบนข้อมูลจะเป็นตัวทำเครื่องหมายเซลล์ใหม่ ถ้าข้อมูลทั้งหมดของคุณปรากฏในคอลัมน์เดียว ให้ตรวจสอบการตั้งค่า Excel เพื่อให้แน่ใจว่าคุณยอมรับประเภทของอักขระตัวคั่น เช่น เครื่องหมายจุลภาค คุณสามารถเปลี่ยนอักขระตัวคั่นที่ยอมรับได้ผ่านฟังก์ชัน Text to Columns
ขั้นตอนที่ 4 เลือกคอลัมน์ที่มีข้อมูล
ถ้าวางข้อมูลของคุณไม่ถูกต้อง คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน Text to Columns ในตัวของ Excel เพื่อจัดรูปแบบได้
- คลิกตัวอักษรประจำคอลัมน์ที่ด้านบนของหน้าต่างเพื่อเลือกทั้งคอลัมน์อย่างรวดเร็ว
- ฟังก์ชัน Text to Columns สามารถจัดการข้อมูลได้ครั้งละหนึ่งคอลัมน์เท่านั้น
ขั้นตอนที่ 5 คลิกแท็บ ข้อมูล จากนั้นเลือก ข้อความเป็นคอลัมน์
ตัวเลือกนี้อยู่ในส่วนเครื่องมือข้อมูล
หากคุณกำลังใช้ Office 2003 ให้คลิกเมนูข้อมูล > ข้อความเป็นคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 6. เลือก Delimited จากนั้นคลิก Next
Excel จะค้นหาอักขระเฉพาะเป็นตัวคั่นข้อมูล
ขั้นตอนที่ 7 เลือกอักขระตัวคั่นข้อมูล
หากข้อมูลของคุณถูกคั่นด้วยแท็บ ให้เลือกตัวเลือกแท็บ และยกเลิกการเลือกตัวเลือกอื่นๆ ตรวจสอบข้อมูลที่คุณวางสำหรับอักขระตัวคั่น หากข้อมูลของคุณถูกคั่นด้วยช่องว่างหลายช่องแทนที่จะเป็นแท็บ ให้ทำเครื่องหมายที่ตัวเลือก ช่องว่าง จากนั้นเลือก ถือว่าตัวคั่นที่ต่อเนื่องกันเป็นหนึ่ง อย่างไรก็ตาม หากข้อมูลของคุณมีหลายช่องว่างคั่นด้วยช่องว่างและจริงๆ แล้วอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน กระบวนการแปลงอาจเป็นปัญหาได้
ขั้นตอนที่ 8 เลือกรูปแบบคอลัมน์แรก
หลังจากเลือกอักขระตัวคั่นแล้ว คุณสามารถกำหนดรูปแบบข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ได้ คุณสามารถเลือกระหว่าง ทั่วไป ข้อความ หรือ วันที่
- เลือกตัวเลือกทั่วไปหากข้อมูลที่คุณวางเป็นตัวเลขและตัวอักษร
- เลือกตัวเลือก ข้อความ ถ้าข้อมูลที่คุณกำลังวางเป็นเพียงข้อความ เช่น ชื่อ
- เลือกตัวเลือกวันที่ หากข้อมูลที่คุณกำลังวางเป็นรูปแบบวันที่มาตรฐาน
ขั้นตอนที่ 9 ทำซ้ำขั้นตอนการแปลงสำหรับคอลัมน์อื่นๆ โดยเลือกคอลัมน์ที่ต้องการและเลือกรูปแบบ
คุณยังสามารถละเว้นบางคอลัมน์เมื่อแปลงข้อมูลได้
ขั้นตอนที่ 10. ดำเนินการให้เสร็จสิ้น
หลังจากที่คุณจัดรูปแบบแต่ละคอลัมน์แล้ว ให้คลิก เสร็จสิ้น เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง ข้อมูลของคุณจะถูกแยกออกตามการตั้งค่าที่คุณเลือกในหน้าต่างข้อความเป็นคอลัมน์
