วัตถุประสงค์ของข้อความส่วนตัวคือการถ่ายทอดข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณและอาชีพหรือเป้าหมายทางวิชาการของคุณไปยังสถาบันการศึกษา องค์กร บริษัท หรือลูกค้าที่มีศักยภาพ เนื้อหาของคำชี้แจงส่วนบุคคลแต่ละฉบับแตกต่างกันไป แต่ควรระบุเหตุผลของคุณในการเหมาะสมสำหรับโปรแกรมหรือตำแหน่ง ข้อความนี้ต้องได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลเกี่ยวกับประสบการณ์และความสำเร็จ
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 ของ 3: การพัฒนาความคิด
ขั้นตอนที่ 1 กำหนดเหตุผล
โครงสร้างพื้นฐานและความตั้งใจของข้อความส่วนตัวจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับเป้าหมายและสาขาของคุณ เน้นความเชี่ยวชาญและมุ่งเน้นไปที่สถานการณ์ที่ต้องใช้คำแถลงส่วนตัวนี้
- หากคุณกำลังเขียนคำชี้แจงส่วนตัวเพื่อสมัครเข้าวิทยาลัยหรือสมัครทุน ให้เน้นที่ความสนใจ ความสำเร็จของโรงเรียน และการมีส่วนร่วมในชุมชนของคุณ
- หากเป้าหมายคือการย้ายหลักสูตรระดับปริญญาตรีของคุณ ให้เน้นที่ผลการเรียนและประวัติชุมชนปัจจุบันของคุณที่มหาวิทยาลัย และอธิบายเหตุผลในการโอนย้าย
- หากเป้าหมายคือการสมัครเรียนระดับบัณฑิตศึกษา ให้เน้นสาขาวิชาที่คุณต้องการ เหตุผลในการกลับไปเรียน และประสบการณ์จากการศึกษาระดับปริญญาตรีที่เตรียมคุณให้พร้อม
- หากคุณกำลังเขียนสำหรับงานเฉพาะ แฟ้มสะสมผลงาน หรือลูกค้า ให้เน้นที่ประสบการณ์การทำงาน ความสำเร็จทางวิชาการที่เกี่ยวข้องในช่วง 5 ปีที่ผ่านมา และคุณลักษณะของตัวละครในเชิงบวก
- หากคุณได้รับคู่มือการเขียน ให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจว่าข้อมูลใดที่ถูกถามและสิ่งที่คุณต้องเขียนเกี่ยวกับ
ขั้นตอนที่ 2 ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับสถาบันที่คุณจะไป
เริ่มต้นคำชี้แจงส่วนบุคคลของคุณโดยค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับสถาบันหรือลูกค้าที่จะอ่านข้อความนั้น อ่านวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร ประวัติความเป็นมา และจดหมายข่าวล่าสุด เพื่อค้นหาสิ่งที่พวกเขาให้ความสำคัญในตัวนักเรียนหรือพนักงานที่คาดหวัง
- ทุกสถาบันและองค์กรต่างแสวงหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพันธกิจและเป้าหมาย อย่าส่งคำแถลงส่วนตัวที่มีเนื้อหาเดียวกันไปยังองค์กรต่างๆ ให้เขียนคำชี้แจงที่เขียนขึ้นเฉพาะสำหรับแต่ละองค์กร
- ตัวอย่างเช่น หากคุณลงทะเบียนเรียนในมหาวิทยาลัยที่เน้นการบริการและการมีส่วนร่วมของชุมชน ให้เน้นการมีส่วนร่วมและการบริการต่อชุมชน มหาวิทยาลัยอื่นๆ อาจเห็นคุณค่าทางวิชาการ และหากเป็นเช่นนั้น คุณควรหารือเรื่องการศึกษาและผลการเรียน
ขั้นตอนที่ 3 กำหนดเป้าหมายทางวิชาการและอาชีพ
เป้าหมายของคุณคือจุดเน้นของข้อความส่วนตัว เป้าหมายนี้เป็นการยืนยันกับผู้อ่านว่าการโหวตให้คุณ พวกเขาจะมีผลกระทบอย่างมาก คุณไม่จำเป็นต้องระบุเป้าหมายทั้งหมดของคุณในประโยคสุดท้าย แต่ให้ใส่ให้มากที่สุดเพื่อให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง ในการเริ่มต้น ให้นึกถึงสิ่งต่อไปนี้:
- อะไรคือบทบาทโดยตรงของมหาวิทยาลัย/โครงการวิชาการ/ทุนการศึกษา/ตำแหน่งงาน/ลูกค้าในอนาคตของฉัน?
- ฉันจะทำโครงการใดเพื่อให้สำเร็จในวิทยาลัยหรือโอกาสในการทำงานนี้
- เป้าหมายสูงสุดของอาชีพของฉันคืออะไร?
- ฉันต้องการตำแหน่งอะไรในอีก 1 ปีข้างหน้า? 5 ปี? 10 ปี?
- ฉันควรทำตามขั้นตอนใดเพื่อบรรลุเป้าหมายสุดท้าย
- ฉันหวังว่าจะบรรลุเป้าหมายอื่นใดในกระบวนการนี้
ขั้นตอนที่ 4 ลองคิดดูว่าทำไมพวกเขาถึงเลือกคุณ
คุณจะมีการแข่งขันมากมาย ดังนั้น แยกแยะสิ่งที่ทำให้คุณแตกต่างจากคนอื่นๆ ก่อนที่คุณจะโน้มน้าวผู้อ่าน คุณต้องโน้มน้าวตัวเองก่อน ตอบคำถามต่อไปนี้:
- คุณสมบัติส่วนบุคคล (ความเป็นผู้นำ องค์กร การควบคุมตนเอง ฯลฯ) ทำให้คุณเป็นทรัพย์สินที่มีค่าได้อย่างไร
- ประสบการณ์และความเชื่อใดที่หล่อหลอมบุคลิกปัจจุบันของคุณ?
- ความสำเร็จใดที่คุณภาคภูมิใจที่สุด?
- คุณเคยพบกับจุดเปลี่ยนที่เปลี่ยนชีวิตคุณไปในทางบวกหรือไม่?
- ทำไมคุณควรลงคะแนนให้ตัวเองและไม่ใช่ผู้สมัครคนอื่น? ทำไมคนควรเลือกคุณ?
ขั้นตอนที่ 5 สร้างรายการความสำเร็จอย่างเป็นทางการ
แม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องระบุความสำเร็จทั้งหมด แต่ความสำเร็จที่สำคัญที่สุดบางอย่างก็ทำได้ โดยการทำรายการความสำเร็จ คุณจะจดจำแต่ละผลงานและตัดสินใจว่าจะรวมอะไรไว้ในคำแถลง นี่คือตัวอย่างของประสิทธิภาพปกติ:
- วุฒิการศึกษาและประกาศนียบัตร
- ทุนการศึกษา เบี้ยเลี้ยงและทุนช่วยเหลือ
- รางวัลจากสถาบันการศึกษา (เช่น รางวัลเกียรตินิยมอันดับหนึ่ง เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง รางวัลคณะ ฯลฯ)
- โปรโมชั่น รีวิว และการประเมิน
- การพูดในที่ประชุม การประชุม หรือการประชุมเชิงปฏิบัติการ
- เผยแพร่ผลงานในด้านความเชี่ยวชาญของคุณ
- การยอมรับอย่างเป็นทางการของการบริการหรือการมีส่วนร่วมในสังคม
ขั้นตอนที่ 6 อธิบายว่าคุณมาไกลขนาดนี้ได้อย่างไร
เขียนรายการประสบการณ์และจุดเปลี่ยนที่นำคุณไปสู่อาชีพหรือความสนใจด้านวิชาการในปัจจุบันของคุณ คำถามที่คุณต้องคิดคือ:
- คุณเริ่มสนใจวิชาเลือกนี้ครั้งแรกเมื่อใด
- คุณชอบอะไรมากที่สุดเกี่ยวกับสาขาที่เลือก
- ทำไมคุณถึงรู้สึกว่าสาขาที่เลือกมีความสำคัญ?
- ประสบการณ์อะไรที่เตรียมคุณให้พร้อมสำหรับภาคสนาม?
- คุณเคยเสียสละความฝันหรือความคาดหวังอื่น ๆ เพื่อบรรลุเป้าหมายนี้หรือไม่?
ขั้นตอนที่ 7 อธิบายความท้าทายที่คุณเผชิญ
ความท้าทายและความยากลำบากสามารถกระตุ้นให้ผู้อ่านรู้จักเรื่องราวของคุณและทำให้คุณน่าสนใจยิ่งขึ้น ผู้สมัครที่ดูเหมือนจะมีโอกาสน้อยเป็นที่ต้องการ และหลายคนยินดีที่จะช่วยเหลือหากพวกเขาเห็นว่าคุณทำงานหนักเพื่อให้ได้ตำแหน่งนี้ ความท้าทายที่คุณสามารถแบ่งปันได้คือ:
- ปัญหาทางการเงิน
- อคติ
- การลิดรอนสิทธิทางสังคม
- ความบกพร่องทางการเรียนรู้
- ความพิการทางร่างกาย
- ปัญหาครอบครัว
- ปัญหาทางการแพทย์
- โศกนาฏกรรมที่ไม่คาดคิด
ส่วนที่ 2 จาก 3: การทำถ้อยแถลงส่วนตัว
ขั้นตอนที่ 1 อ่านคำถามเฉพาะที่ถาม
บางครั้ง สถาบันหรือองค์กรของคุณจะให้รายการคำถามหรือหัวข้อเฉพาะที่คุณต้องการครอบคลุม ถ้าเป็นเช่นนั้น ให้อ่านซ้ำอย่างละเอียดเพื่อให้คุณสามารถรวบรวมคำตอบที่แก้ไขปัญหาได้โดยตรง
- โดยปกติ คำถามนี้จะถูกเขียนโดยตรงบนแบบฟอร์ม หรือบนหน้าตำแหน่งงานว่างหรือหน้าเว็บของมหาวิทยาลัย
- หากคุณไม่แน่ใจว่าจะตอบคำถามเฉพาะหรือไม่ โปรดติดต่อผู้ประสานงานโครงการหรือผู้ติดต่อ
ขั้นตอนที่ 2 ร่างโครงสร้างพื้นฐานของคำสั่ง
โดยทั่วไป คุณควรมี 1-2 หน้าเพื่อรวมข้อมูลทั้งหมดในใบแจ้งยอด ด้วยโครงร่าง คุณจะสามารถครอบคลุมประเด็นสำคัญทั้งหมดได้ในพื้นที่จำกัด พยายามเลือกจุดวิกฤต 2–4 จุด
- จัดลำดับความสำคัญของวัตถุประสงค์ของคำชี้แจงของคุณ ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังสมัครเข้าเรียนระดับบัณฑิตศึกษา ให้เน้นที่โครงการระดับปริญญาตรีของคุณ
- เขียนสิ่งที่คุณสนใจ ข้อความจะน่าเชื่อถือและมีชีวิตชีวามากขึ้นหากคุณเขียนเกี่ยวกับเหตุการณ์ เป้าหมาย ประสบการณ์ หรือแนวคิดที่คุณสนใจ
- อภิปรายประเด็นที่ยกขึ้นโดยสถาบันหรือองค์กรโดยเฉพาะ หากมีหัวข้อที่ผู้อ่านต้องการดู ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อนั้นครอบคลุมในคำแถลงส่วนตัวของคุณ
ขั้นตอนที่ 3 สร้างการแนะนำที่แข็งแกร่ง
ย่อหน้าแรกควรจะสามารถดึงดูดความสนใจของผู้อ่าน ย่อหน้าเกริ่นนำที่ชัดเจนสามารถแนะนำวิทยานิพนธ์หรือธีมข้อความส่วนตัวของคุณอย่างชัดเจน ในขณะที่สร้างความรู้สึกในการเล่าเรื่องเหมือนกับว่าคุณกำลังเล่าเรื่อง ใช้เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยส่วนตัวเพื่อดึงดูดผู้อ่าน
- หลีกเลี่ยงคำนำหน้าด้วยวลีที่คิดซ้ำซาก เช่น “ช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดในชีวิตของฉันคือ…”
- วิธีที่ดีกว่าในการถ่ายทอด “ช่วงเวลาสำคัญ” คือการอธิบาย อธิบายว่า “เมื่อฉันเริ่มทำงานที่ ABC Company ฉันไม่รู้อะไรเกี่ยวกับเครื่องมือการผลิตเลย” เข้าสู่การเล่าเรื่องทันทีโดยไม่จำเป็นต้องเตือนผู้อ่านว่าคุณต้องการเล่าเรื่อง
- ใส่รายละเอียดให้มากที่สุดในย่อหน้าแรก แนะนำแนวคิดหลักของข้อความส่วนตัวของคุณและอธิบายว่ามันเกี่ยวข้องกับเรื่องราวอย่างไร อย่างไรก็ตาม โปรดให้ข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติมหรือบันทึกย่อและประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องสำหรับส่วนหลัก
ขั้นตอนที่ 4 เขียนประเด็นที่สนับสนุนคำสั่ง
ย่อหน้าหลักที่ต่อจากคำนำควรสนับสนุนข้อความได้ เน้นแต่ละข้อความที่จุดเดียว และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเชื่อมโยงแต่ละจุดกลับไปยังคำสั่งหรือเป้าหมาย
- ตัวอย่างเช่น สำหรับข้อความในไฟล์ใบสมัครหลักสูตรบัณฑิตศึกษา ย่อหน้าที่สองควรเน้นที่หลักสูตรระดับปริญญาตรี เปลี่ยนการวิจัย สาขาวิชาที่เกี่ยวข้อง และความสำเร็จเป็นเครื่องมือที่ช่วยเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับโครงการบัณฑิตศึกษา
- อย่าใช้ภาษาที่คลุมเครือหรือทั่วไป
- เขียนประสบการณ์ เป้าหมาย และแนวคิดที่ไม่เหมือนใคร
ขั้นตอนที่ 5. ใช้ภาษาเชิงบวก
เขียนด้วยน้ำเสียงที่มองโลกในแง่ดีและมั่นใจแม้ว่าคุณกำลังพูดถึงหัวข้อที่ยาก ข้อความควรระบุว่าคุณจะจัดการกับปัญหาอย่างไรและสร้างแนวทางแก้ไข และน้ำเสียงในการเขียนของคุณควรสะท้อนถึงสิ่งนั้น
- หลีกเลี่ยงคำที่ไม่แน่นอนหรือคำไม่สุภาพ เช่น “ฉันไม่แน่ใจ แต่ฉันคิดว่าฉันเป็นผู้ที่เหมาะสมกับโปรแกรมของคุณ”
- เมื่อพูดถึงความท้าทายหรือความยากลำบาก ให้เน้นว่าคุณจะเอาชนะมันได้อย่างไร
ส่วนที่ 3 ของ 3: การแก้ไขคำชี้แจง
ขั้นตอนที่ 1 พัฒนาคำสั่ง if สั้นเกินไป
สร้างฉบับร่างแรกให้ยาวหรือสั้นเท่าที่คุณต้องการ แต่สถาบันและองค์กรมักจะมีการจำกัดคำหรือหน้า หากข้อความของคุณยาวไม่พอ ให้เพิ่มข้อมูลสนับสนุนอื่นๆ
- มองหาวิธีการต่อยอดจากข้อมูลที่มีอยู่แล้ว รวมรายละเอียดอื่นๆ เพื่อสร้างภาพที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น หรือจะใส่ข้อมูลใหม่ที่ส่งผลต่อวัตถุประสงค์โดยรวมของคำชี้แจงก็ได้
- แม้ว่าจะไม่แนะนำให้ส่งข้อความที่สั้นเกินไป แต่อย่าเพิ่มข้อมูลเพื่อให้ยาวขึ้น หากคำชี้แจงของคุณอยู่ห่างจากการกรอกหน้าไม่ถึงหนึ่งย่อหน้า แต่ครอบคลุมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องขยายเพิ่มเติมอีก
- อย่าพูดถึงว่ามีบางอย่างที่สำคัญสำหรับคุณ ให้อธิบายสิ่งที่คุณได้ทำเพื่อพิสูจน์และพัฒนาทักษะของคุณแทน
ขั้นตอนที่ 2 ตัดคำสั่งถ้ามันยาวเกินไป
เมื่อตัดแต่งข้อความส่วนตัว ให้มองหาส่วนที่ไม่สนับสนุนประเด็นโดยตรง กำจัดจุดที่ใช้เป็นข้อมูลพื้นฐานเท่านั้น
- นอกจากนี้ ให้พิจารณาละเว้นประเด็นหลักที่ไม่สำคัญมากนัก
- ไม่เหมือนกับข้อความสั้น ๆ ข้อความยาว ๆ ไม่สามารถปล่อยให้อยู่คนเดียวได้ โปรแกรมแอปพลิเคชันจำนวนมากไม่เปิดใช้งานปุ่มส่งหากความยาวของคำสั่งไม่ตรงกัน ซึ่งหมายความว่าหากยาวเกินไปคุณจะต้องตัดแต่ง
ขั้นตอนที่ 3 อ่านคำชี้แจงส่วนตัวที่เสร็จแล้วออกมาดัง ๆ
ด้วยวิธีนี้คุณจะรู้ว่ามันฟังดูเป็นอย่างไร ขณะอ่าน ให้ฟังข้อผิดพลาดหรือคำแปลก ๆ ให้ความสนใจกับประโยคที่ดูไม่เหมาะสมหรือน่าอึดอัดใจด้วย
ลองคิดดูว่าฟังดูเป็นธรรมชาติหรือไม่ หากเนื้อหาของข้อความถูกถ่ายทอดโดยตรง ภาษาของคุณเมื่อคุณพูดเหมือนกับการเขียนหรือไม่?
ขั้นตอนที่ 4 ขอคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์
ขอให้คนที่คุณไว้วางใจอย่างน้อยสามคน เช่น อาจารย์ คู่ค้าทางธุรกิจ หรือผู้ที่ประสบความสำเร็จในสาขาเดียวกัน อ่านคำกล่าวของคุณและเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง คนอื่นสามารถให้การวิเคราะห์จุดแข็งและจุดอ่อนของคำแถลงของคุณอย่างเป็นกลางมากขึ้น
- ยอมรับคำวิจารณ์ที่สร้างสรรค์อย่างเปิดเผยและพยายามอย่าทำให้ขุ่นเคือง
- เมื่อขอคำวิจารณ์เชิงสร้างสรรค์ ก่อนอื่นให้หาแหล่งข้อมูลทางวิชาชีพ เช่น ครูมัธยม อาจารย์ ผู้บังคับบัญชาการฝึกงาน ที่ปรึกษาวิชาการ หรือเพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้
- หลังจากแหล่งข้อมูลระดับมืออาชีพ ให้ถามความคิดเห็นจากเพื่อนและครอบครัว พวกเขาสามารถให้ความเห็น "คนธรรมดา" เพราะผู้อ่านบางคนไม่คุ้นเคยกับการศึกษาหรืออุตสาหกรรมของคุณ
- เป็นเรื่องปกติที่จะมีความคิดเห็นต่อต้าน คิดเกี่ยวกับมุมมองแต่ละด้านและมองหาสิ่งที่มีอิทธิพลต่อความคิดเห็นของพวกเขา หากพวกเขาไม่บรรลุเป้าหมายของคุณ ให้พิจารณาว่าข้อเสนอแนะของพวกเขานั้นคุ้มค่าหรือไม่
ขั้นตอนที่ 5. อ่านอีกครั้งและแก้ไขอย่างน้อยสองครั้งก่อนส่ง
เมื่อคุณพอใจกับเนื้อหาแล้ว ให้อ่านซ้ำเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ แล้วพักไว้สัก 3-4 วัน แล้วอ่านใหม่ด้วยใจที่สดชื่น คุณอาจพบข้อผิดพลาดบางอย่างที่ไม่ปรากฏในการแก้ไขครั้งแรก
เมื่อปัญหาทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้ว ใบแจ้งยอดส่วนตัวของคุณก็พร้อมที่จะส่ง
เคล็ดลับ
- จัดสรรเวลาให้มากพอที่จะเขียนข้อความส่วนตัว หากเป็นไปได้ ให้เริ่มกระบวนการอย่างน้อยสามเดือนก่อนถึงกำหนดส่งข้อเสนอหรือใบสมัคร
- จัดเรียงเนื้อหาของคำแถลงส่วนตัวแต่ละฉบับตามองค์กรหรือสถาบันที่ตั้งใจไว้ คุณสามารถใช้จุดเดียวกันได้หลายจุด แต่ยังควรเขียนเพื่อวัตถุประสงค์เฉพาะ
- หลีกเลี่ยงหัวข้อที่ขัดแย้งกัน เช่น ศาสนาหรือความคิดเห็นทางการเมือง เว้นแต่หลักสูตรหรืองานของคุณจะเกี่ยวข้องโดยตรงในสาขาเหล่านั้น
- อย่าถูกบังคับให้เดาว่าผู้อ่านต้องการอะไร คุณต้องตอบข้อความและข้อกังวลเฉพาะที่องค์กรแจ้ง อย่างไรก็ตาม อย่าเขียนข้อความเพื่อสร้างความประทับใจให้ผู้อ่าน
