บทความนี้อธิบายวิธีเปรียบเทียบข้อมูลระหว่างไฟล์ Excel สองไฟล์โดยตรง เมื่อจัดการและเปรียบเทียบข้อมูลได้แล้ว คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน " Look Up ", " Index " และ " Match " เพื่อช่วยในการวิเคราะห์ได้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: การใช้คุณลักษณะการแสดงผล "เคียงข้างกัน" ใน Excel
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสมุดงานที่ต้องการเปรียบเทียบ
คุณสามารถค้นหาไฟล์หนังสือได้โดยเปิด Excel คลิก " ไฟล์ ", เลือก " เปิด ” และคลิกบนสมุดงานสองเล่มที่คุณต้องการเปรียบเทียบในเมนูที่ปรากฏขึ้น
ไปที่โฟลเดอร์ที่จัดเก็บสมุดงาน เลือกหนังสือแต่ละเล่มแยกกัน และเปิดหน้าต่างหนังสือทั้งสองไว้
ขั้นตอนที่ 2 คลิกแท็บมุมมอง
หลังจากเปิดหนังสือแล้ว คุณสามารถคลิกแท็บ “ ดู ” ที่กึ่งกลางด้านบนของหน้าต่าง Excel
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ดูแบบเคียงข้างกัน
ตัวเลือกนี้อยู่ในส่วน "หน้าต่าง" ของเมนู " ดู ” และแสดงด้วยไอคอนสองแผ่น เวิร์กชีตทั้งสองจะแสดงในหน้าต่าง Excel ที่เล็กกว่าและเรียงซ้อนกันในแนวตั้ง
- ตัวเลือกนี้อาจไม่มีใน “ ดู ” หากคุณมีเวิร์กบุ๊กเพียงเล่มเดียวที่เปิดอยู่ใน Excel
- ถ้ามีเวิร์กบุ๊กสองเล่มเปิดอยู่ Excel จะเลือกเอกสารทั้งสองเพื่อดูเคียงข้างกันโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนที่ 4 คลิก จัดเรียงทั้งหมด
การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณเปลี่ยนการวางแนวของเวิร์กบุ๊กเมื่อดูแบบเคียงข้างกัน
ในเมนูที่ปรากฏขึ้น คุณสามารถเลือกตัวเลือกเพื่อดูสมุดงานทั้งสอง (เช่น “ แนวนอน ”, “ แนวตั้ง ”, “ น้ำตก ", หรือ " กระเบื้อง ”).
ขั้นตอนที่ 5. เปิดใช้งานคุณสมบัติ “การเลื่อนแบบซิงโครนัส”
หลังจากเปิดสมุดงานทั้งสองแล้ว ให้คลิกที่ “ การเลื่อนแบบซิงโครนัส ” (ภายใต้ตัวเลือก “ ดูเคียงข้างกัน ”) เพื่อให้คุณสามารถเลื่อนดูทั้งแผ่นงาน Excel ต่อแถว และตรวจสอบความแตกต่างของข้อมูลด้วยตนเอง
ขั้นตอนที่ 6 ลากสมุดงานเพื่อเลื่อนดูทั้งสองหน้า
เมื่อเปิดใช้งานคุณลักษณะ "การเลื่อนแบบซิงโครนัส" คุณสามารถเลื่อนดูหน้าเวิร์กบุ๊กทั้งสองหน้าพร้อมกันและเปรียบเทียบข้อมูลที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย
วิธีที่ 2 จาก 4: การใช้ฟังก์ชัน "ค้นหา"
ขั้นตอนที่ 1 เปิดสมุดงานสองเล่มที่ต้องการเปรียบเทียบ
คุณสามารถค้นหาได้โดยเปิด Excel คลิกที่เมนู “ ไฟล์ ", คลิก" เปิด ” และเลือกสมุดงานสองรายการเพื่อเปรียบเทียบจากเมนู
ไปที่โฟลเดอร์ที่จัดเก็บสมุดงาน เลือกหนังสือแต่ละเล่มแยกกัน และเปิดหน้าต่างหนังสือทั้งสองไว้
ขั้นตอนที่ 2 ระบุช่องที่ผู้ใช้ไฟล์สามารถเลือกได้
ในกล่องนี้ รายการดรอปดาวน์จะปรากฏขึ้น
ขั้นตอนที่ 3 คลิกที่กล่อง
กรอบกริดจะเข้มขึ้นหลังจากคลิก
ขั้นตอนที่ 4 คลิกแท็บ DATA บนแถบเครื่องมือ
เมื่อคลิกแท็บแล้ว ให้เลือก การตรวจสอบความถูกต้อง ” ในเมนูแบบเลื่อนลง เมนูป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นหลังจากนั้น
หากคุณใช้ Excel เวอร์ชันเก่า แถบเครื่องมือ “DATA” จะปรากฏขึ้นหลังจากที่คุณเลือกแท็บ “ ข้อมูล ” และแสดงตัวเลือก “ การตรวจสอบข้อมูล "แทนทางเลือก" การตรวจสอบความถูกต้อง ”.
ขั้นตอนที่ 5. คลิกรายการในรายการ "อนุญาต"
ขั้นตอนที่ 6 คลิกปุ่มที่มีลูกศรสีแดง
ปุ่มนี้ให้คุณเลือกแหล่งที่มา (หรืออีกนัยหนึ่งคือคอลัมน์แรก) ที่จะประมวลผลเป็นข้อมูลสำหรับเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 7 เลือกคอลัมน์แรกในรายการแล้วกดปุ่ม Enter
คลิก ตกลง ” เมื่อหน้าต่างตรวจสอบข้อมูลแสดงขึ้น คุณจะเห็นกล่องที่มีลูกศรอยู่ ลูกศรนี้จะแสดงรายการแบบเลื่อนลงเมื่อคลิก
ขั้นตอนที่ 8 เลือกกล่องที่คุณต้องการใช้เพื่อแสดงข้อมูลอื่นๆ
ขั้นตอนที่ 9 คลิกแท็บ แทรกและการอ้างอิง
ใน Excel เวอร์ชันก่อนหน้า คุณไม่จำเป็นต้องคลิกปุ่ม " แทรก " และสามารถเลือกแท็บได้โดยตรง " ฟังก์ชั่น ” เพื่อแสดงหมวดหมู่ “ ค้นหาและอ้างอิง ”.
ขั้นตอนที่ 10 เลือก Lookup & Reference จากรายการหมวดหมู่
ขั้นตอนที่ 11 ค้นหาการค้นหาในรายการ
เมื่อดับเบิลคลิกตัวเลือกแล้ว จะมีช่องอื่นปรากฏขึ้นและคุณสามารถเลือกตัวเลือก “ ตกลง ”.
ขั้นตอนที่ 12 เลือกช่องที่มีรายการแบบเลื่อนลงสำหรับรายการ "lookup_value"
ขั้นตอนที่ 13 เลือกคอลัมน์แรกในรายการสำหรับรายการ "Lookup_vector"
ขั้นตอนที่ 14. เลือกคอลัมน์ที่สองในรายการ "Result_vector"
ขั้นตอนที่ 15 เลือกรายการจากรายการดรอปดาวน์
ข้อมูลจะเปลี่ยนโดยอัตโนมัติหลังจากนั้น
วิธีที่ 3 จาก 4: การใช้ XL Comparator Service
ขั้นตอนที่ 1 เปิดเบราว์เซอร์และไปที่
คุณจะถูกนำไปที่เว็บไซต์ XL Comparator ซึ่งคุณสามารถอัปโหลดเวิร์กบุ๊ก Excel สองเล่มที่คุณต้องการเปรียบเทียบ
ขั้นตอนที่ 2 คลิกเลือกไฟล์
หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้น และคุณสามารถค้นหาหนึ่งในสองเอกสาร Excel ที่คุณต้องการเปรียบเทียบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือกไฟล์ผ่านสองฟิลด์ที่มีอยู่บนหน้าเว็บ
ขั้นตอนที่ 3 คลิก ถัดไป > เพื่อดำเนินการต่อ
เมื่อเลือกตัวเลือกนี้แล้ว ข้อความป๊อปอัปจะปรากฏขึ้นที่ด้านบนของหน้าเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่ากระบวนการอัปโหลดไฟล์กำลังดำเนินการอยู่ และไฟล์ขนาดใหญ่อาจใช้เวลาในการดำเนินการนานกว่า คลิก ตกลง ” เพื่อปิดข้อความ
ขั้นตอนที่ 4 เลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการสแกน
ใต้ชื่อไฟล์แต่ละไฟล์จะมีเมนูดรอปดาวน์เขียนว่า “ เลือกคอลัมน์ คลิกเมนูแบบเลื่อนลงในแต่ละไฟล์เพื่อเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการทำเครื่องหมายและเปรียบเทียบ
ชื่อคอลัมน์จะปรากฏขึ้นเมื่อคุณคลิกเมนูแบบเลื่อนลง
ขั้นตอนที่ 5. เลือกเนื้อหาสำหรับไฟล์ผลลัพธ์
มีสี่ตัวเลือกพร้อมลูกโป่งในหมวดหมู่นี้ หนึ่งในนั้นที่คุณต้องเลือกเป็นแนวทางรูปแบบสำหรับเอกสารผลลัพธ์
ขั้นตอนที่ 6 เลือกตัวเลือกสำหรับการเปรียบเทียบคอลัมน์อย่างง่าย
ในกล่องด้านล่างของเมนูการเปรียบเทียบ คุณจะเห็นเงื่อนไขตัวกรองเพิ่มเติมสองเงื่อนไขสำหรับการเปรียบเทียบเอกสาร: “ ละเว้นตัวพิมพ์ใหญ่/ตัวพิมพ์เล็ก " และ " ละเว้น "ช่องว่าง" ก่อนและหลังค่า " คลิกช่องทำเครื่องหมายทั้งสองตัวเลือกก่อนดำเนินการต่อ
ขั้นตอนที่ 7 คลิก ถัดไป > เพื่อดำเนินการต่อ
คุณจะถูกนำไปที่หน้าดาวน์โหลดของเอกสารผลลัพธ์หลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 8 ดาวน์โหลดเอกสารเปรียบเทียบ
ขั้นตอนที่ 1 ค้นหาสมุดงานและชื่อแผ่นงาน
-
ในวิธีนี้ เราจะใช้สมุดงานตัวอย่างสามชุดที่บันทึกและตั้งชื่อไว้ดังนี้:
- C:\Appeals\Books1.xls (โหลดสเปรดชีตชื่อ “Sales 1999”)
- C:\Appeals\Books2.xls (โหลดสเปรดชีตชื่อ “2000 Sales”)
- สมุดงานทั้งสองมีคอลัมน์แรก "A" พร้อมชื่อผลิตภัณฑ์ และคอลัมน์ที่สอง "B" พร้อมจำนวนยอดขายในแต่ละปี แถวแรกเป็นชื่อคอลัมน์
ขั้นตอนที่ 2 สร้างสมุดงานเปรียบเทียบ
คุณต้องสร้าง Buku3.xls เพื่อเปรียบเทียบข้อมูล ใช้หนึ่งคอลัมน์เพื่อแสดงชื่อผลิตภัณฑ์ และคอลัมน์ถัดไปสำหรับความแตกต่างในการขายผลิตภัณฑ์ระหว่างปีที่มีการเปรียบเทียบ
C:\Appeals\Books3.xls (โหลดแผ่นงานที่มีป้ายกำกับว่า “ความแตกต่าง”)
ขั้นตอนที่ 3 วางชื่อเรื่องในคอลัมน์
เพียงเปิดเวิร์กชีต "Book3.xls" จากนั้นคลิกช่อง "A1" แล้วพิมพ์:
- ='C:\Appeal\[Book1.xls]ยอดขายปี 1999'!A1
- หากคุณบันทึกไฟล์ในไดเร็กทอรีอื่น ให้แทนที่ “C:\Banding\” ด้วยที่อยู่ของไดเร็กทอรีนั้น หากคุณใช้ชื่อไฟล์อื่น ให้แทนที่ “Book1.xls” แล้วป้อนชื่อไฟล์ที่เหมาะสม หากคุณใช้ชื่อ/ป้ายกำกับแผ่นงานอื่น ให้แทนที่ "Sales 1999" ด้วยชื่อ/ป้ายกำกับแผ่นงานที่เหมาะสม อย่าลืมเปิดไฟล์อ้างอิง (“Book1.xls”) Excel สามารถเปลี่ยนการอ้างอิงที่เพิ่มได้หากคุณเปิด คุณสามารถรับกล่องที่มีเนื้อหา/ข้อมูลเดียวกันกับกล่องที่ใช้เป็นข้อมูลอ้างอิงได้
ขั้นตอนที่ 4. ลากกล่อง “A1” ลงด้านล่างเพื่อแสดงรายการผลิตภัณฑ์ทั้งหมด
คลิกมุมล่างขวาของกล่องแล้วลากลงเพื่อแสดงชื่อทั้งหมด
ขั้นตอนที่ 5. ตั้งชื่อคอลัมน์ที่สอง
สำหรับตัวอย่างนี้ คุณสามารถพิมพ์ "Difference" ในช่อง "B1"
ขั้นตอนที่ 6 ประเมินความแตกต่างระหว่างการขายผลิตภัณฑ์แต่ละรายการ (ตัวอย่างสำหรับบทความนี้)
ในตัวอย่างนี้ พิมพ์รายการต่อไปนี้ลงในช่อง "B2":
- ='C:\Appeal\[Book2.xls]การขาย 2000'!B2-'C:\Appeal\[Book1.xls]การขาย 1999'!B2
- คุณสามารถใช้การทำงาน Excel ปกติกับกล่องข้อมูลต้นฉบับจากไฟล์อ้างอิง
